BPO là gì? Cách hoạt động và vai trò của doanh nghiệp
Hầu hết những người làm kinh doanh đều đã từng nghe qua về BPO hoặc biết về BPO. Một số người lại liên tưởng ngay đến các trung tâm CSKH khi đưuọc nhắc về BPO.
BPO vốn là một hình thức khá quan trọng trong kinh doanh nói riêng và kinh tế nói chung. Áp dụng mô hình kinh doanh BPO cho các chức năng công việc chọn lọc có thể giúp doanh nghiệp vận hành một cách hiệu quả. Vậy BPO là gì? Có những bộ phận nào? Cách hoạt động và vai trò của các doanh nghiệp ra sao? Hãy cùng mình tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
Định nghĩa BPO là gì?
BPO là viết tắt của Business Process Outsourcing (Thuê ngoài quy trình kinh doanh) là một hình thức thuê ngoài trong đó một tổ chức ủy thác một hoặc nhiều quy trình kinh doanh cho một công ty khác. Các chức năng kinh doanh được thuê ngoài phổ biến nhất là hỗ trợ khách hàng, văn phòng hỗ trợ, tính lương, hoạt động nhân sự, dịch vụ nhập liệu, nghiên cứu thị trường, v.v.
Mặc dù BPO ban đầu chỉ áp dụng cho các thực thể sản xuất, chẳng hạn như các nhà sản xuất nước giải khát thuê ngoài các phân khúc lớn trong chuỗi cung ứng của họ, BPO hiện áp dụng cho việc thuê ngoài các sản phẩm và dịch vụ khác nhau.
Hơn nữa, khái niệm BPO đã và đang phát triển. Ngày nay, các dịch vụ BPO cũng bao gồm các lĩnh vực yêu cầu các kỹ năng chuyên biệt như phân tích phương tiện truyền thông xã hội, phát triển phần mềm, tối ưu hóa công cụ tìm kiếm, v.v. Những lĩnh vực này còn được gọi là Thuê ngoài quy trình tri thức (KPO).
Từ các công ty khởi nghiệp đầy triển vọng đến các công ty trong danh sách Fortune 500, các tổ chức thuộc mọi quy mô thuê ngoài các quy trình và nhu cầu ngày càng tăng khi các dịch vụ sáng tạo được giới thiệu trong các dịch vụ BPO dẫn đến lợi thế cạnh tranh.
BPO gồm những bộ phận nào?
Dựa trên vị trí địa lý của nhà cung cấp, ngành BPO được chia thành 3 loại. Một công ty có thể đạt được tối ưu hóa quy trình tuyệt đối bằng cách kết hợp 3 bộ phận này.
1. Offshore outsourcing (Gia công phần mềm ra nước ngoài)
Khi một tổ chức thuê một nhà cung cấp dịch vụ ở một quốc gia khác để đáp ứng các yêu cầu công việc nhất định, thì nó được gọi là gia công phần mềm ra nước ngoài.
Ví dụ, một cơ quan có trụ sở tại Hoa Kỳ thuê ngoài các chức năng kinh doanh của mình cho một công ty ở Ấn Độ.
2. Nearshore outsourcing (Gia công phần mềm gần bờ):
Gia công phần mềm gần bờ xảy ra khi một công ty thuê ngoài các chức năng kinh doanh của mình cho một công ty ở nước láng giềng.
Một ví dụ về điều này là một công ty Canada thuê ngoài các chức năng kinh doanh đã chọn của mình cho một công ty Hoa Kỳ.
3. Onshore outsourcing ̣hoặc domestic outsourcing (Gia công phần mềm trên bờ):
Khi một doanh nghiệp thuê ngoài các chức năng không cốt lõi của mình cho một công ty ở cùng một quốc gia, thì nó được gọi là thuê ngoài trong nước.
Ví dụ – Khi một đại lý có trụ sở tại Hoa Kỳ thuê một công ty gia công phần mềm ở Hoa Kỳ.
Các dịch vụ chính của BPO
Khi các tổ chức đề cập đến các công ty BPO, họ thường tập trung vào loại chức năng kinh doanh và công việc mà họ sẽ thuê ngoài. Tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của công ty, dịch vụ BPO được chia thành hai loại:
1. Dịch vụ Back Office (Back Office Outsourcing):
Back Office Outsourcing là một hình thức thuê ngoài chủ yếu liên quan đến các hoạt động kinh doanh nội bộ bao gồm nhập dữ liệu, nghiên cứu internet, thu thập dữ liệu, phân tích dữ liệu, xử lý đơn hàng, xử lý thanh toán, đảm bảo chất lượng, dịch vụ công nghệ thông tin, thanh toán, v.v.
2. Dịch vụ Front Office
Dịch vụ Front Office đề cập đến việc thuê ngoài các nhiệm vụ đối mặt với khách hàng như tiếp thị, bán hàng, hỗ trợ kỹ thuật, dịch vụ khách hàng, giải quyết khiếu nại, v.v.
7 lợi ích hàng đầu của BPO
Có nhiều lý do khiến các cơ quan quyết định thuê ngoài quy trình của họ. Đối với một vài người trong số họ, đó là một quyết định chiến lược để đạt được lợi thế cạnh tranh. Trong khi đối với những người khác, việc quản lý các quy trình cụ thể một cách hiệu quả sẽ nhạy cảm hơn. Dưới đây là một số lợi ích mà các công ty trải nghiệm trong tình huống các chức năng được thuê ngoài cho các công ty BPO tốt nhất.
1. Giảm chi phí:
Lợi ích lớn nhất mà các tổ chức đang gặp phải khi sử dụng dịch vụ BPO là tiết kiệm chi phí. Thông thường, trong các doanh nghiệp, một phần lớn tài chính của họ phát sinh vào nhân lực. Tuy nhiên, không thể thực hiện tất cả các hoạt động kinh doanh trong công ty. Bởi vì nó bao gồm quá trình tuyển dụng, giới thiệu tốn thời gian cũng như tốn kém.
Do đó, BPO có thể là một giải pháp hoàn hảo cho bất kỳ quy mô công ty nào về mặt phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả khi nói đến nhân viên và quy trình kinh doanh. Vì nhà cung cấp bên thứ ba thuê ngoài là bên ngoài, nên không cần phải lo lắng về nhân lực, không gian văn phòng, vật liệu, v.v. vì chúng được duy trì bởi đối tác gia công phần mềm.
2. Tăng cường tốc độ và hiệu quả:
Một thực tế đã được chứng minh rằng các tổ chức có xu hướng ở trong bánh xe của họ trong một thời gian dài hơn khi họ đang thuê ngoài các quy trình kinh doanh không quan trọng của mình cho đối tác gia công phần mềm. Trong trường hợp này, họ có thể quản lý thành công các yếu tố quan trọng trong kinh doanh của mình hiệu quả hơn trong khi chú ý gần như không đáng kể đến các chức năng ít phức tạp hơn.
3. Đạt được lợi thế cạnh tranh:
Để cạnh tranh hơn ở thị trường nước ngoài, điều quan trọng hàng đầu là các đại lý phải tìm kiếm và liên tục nâng cao chuyên môn và kỹ năng của họ về các dịch vụ và sản phẩm mà họ đang cung cấp. Với các quy trình không quan trọng được xử lý bởi các đối tác gia công phần mềm, các tổ chức tìm thấy nhiều không gian hơn để trở nên hiệu quả hơn trên các sản phẩm của họ, do đó khai thác nhiều khách hàng hơn trong thị trường mục tiêu tương ứng của họ.
4. Linh hoạt hơn:
Phân bổ nguồn lực hiệu quả là chìa khóa thành công cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Khi một công ty thuê ngoài các chức năng nosiness của mình để thuê ngoài các nhà cung cấp, thì giống như nhà cung cấp sẽ dành thời gian và chuyên môn trong khi giao dự án đúng hạn. Do đó, họ có thể phân bổ nguồn lực của mình cho các hoạt động kinh doanh cốt lõi và nhân viên để có hiệu suất tốt hơn.
5. Lợi thế múi giờ:
Với việc mở rộng quy mô kinh doanh, thường các công ty tham gia vào một thị trường nước ngoài. Vấn đề phổ biến nhất mà các công ty phải đối mặt khiến các doanh nghiệp trải rộng trên toàn cầu là múi giờ. Nếu công ty có trụ sở chính tại Sunnyvale, thì sẽ rất khó để mở rộng kinh doanh của họ ở các quốc gia khác nhau như Châu Á và Úc, khi bạn không thể có nhân viên sẵn sàng cho từng múi giờ của các quốc gia đó. Thay vì mở văn phòng ở nhiều quốc gia khác nhau, việc thuê một nhà cung cấp dịch vụ BPO đặt tại các khu vực đó sẽ hiệu quả hơn và rẻ hơn.
6. Tăng cường bảo mật:
Các công ty gia công phần mềm chuyên xử lý các dịch vụ và quy trình tài chính cung cấp bảo mật và an toàn tốt hơn trước hành vi trộm cắp trên mạng và tội phạm mạng. Đối với một doanh nghiệp vừa và nhỏ, rất khó để thuê một nhóm an toàn và bảo mật để giám sát các biện pháp bảo mật chống lại hành vi trộm cắp trên mạng.
7. Mở rộng toàn cầu:
Nếu một công ty nghĩ đến việc nhập cảnh vào nước ngoài, thì đối với một số hoạt động, nó đòi hỏi chuyên môn luật quốc gia, kiến thức thị trường địa phương, kiến thức về đối tượng mục tiêu và giao tiếp với họ. Trong trường hợp này, việc thuê một công ty BPO giúp mở rộng nhanh hơn và tăng hiệu quả. Ví dụ: Nếu một công ty có trụ sở tại Hoa Kỳ đang thâm nhập thị trường Pháp, thì việc thuê một công ty đối tác địa phương có nhân lực bản địa sẽ giúp mở rộng kinh doanh nhiều hơn.
Cách chọn nhà cung cấp dịch vụ BPO
Đó là quyết định quan trọng hàng đầu đối với một công ty để chọn đúng đối tác gia công phần mềm. Việc chuyển giao các hoạt động kinh doanh không cốt lõi nội bộ cho một công ty BPO đòi hỏi phải quản lý thay đổi vì nó tạo ra tác động đến Hr Outsourcing , hoạt động kinh doanh, thực tiễn quy trình làm việc nói chung. Nếu bạn đang lộn xộn ở đây, việc tìm kiếm một công ty mới sẽ vừa tốn kém vừa tốn thời gian. Việc ra quyết định thuê ngoài bao gồm các quy trình sau:
1. Xác định yêu cầu của bạn:
Điều rất quan trọng là phải hiểu rõ về các quy trình kinh doanh cần được thuê ngoài. Nếu không có thông số kỹ thuật, sẽ rất khó để tìm được đối tác gia công hoàn hảo. Hơn nữa, công ty đối tác nên hiểu chính xác công việc đòi hỏi và các thông số kỹ thuật của dự án.
2. Thu hẹp các tiêu chí lựa chọn của bạn:
Bước quan trọng nhất của việc chọn đúng nhà cung cấp là quyết định các tiêu chí lựa chọn trong khi đánh giá chúng dựa trên nó. Các tiêu chí có thể được sử dụng trong khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ BPO của bạn như sau:
Lĩnh vực chuyên môn của Công ty BPO
Các dịch vụ do họ cung cấp
Sức mạnh nhân viên của công ty
Chi phí dịch vụ của họ
Danh sách khách hàng
Có thể bạn muốn xem thêm:
3. Danh sách rút gọn Một số cơ quan gia công phần mềm:
Dựa trên tiêu chí đánh giá của bạn, hãy bắt đầu chọn lọc một số cơ quan thuê ngoài. Lý tưởng nhất là các công ty trong danh sách rút gọn sẽ bị giới hạn ở ba đến năm nhà cung cấp dịch vụ có thể được thu hẹp hơn nữa.
4. Phân công dự án thí điểm:
Một khi, quá trình lọt vào danh sách rút gọn đã được thực hiện, bây giờ là lúc để ủy thác các dự án thí điểm cho từng người trong số họ. Điều này giúp đánh giá khả năng của công ty trong việc thực hiện các nhiệm vụ sẽ được giao cho công ty sẽ được thuê.
5. Đánh giá của các cơ quan BPO:
Đây là bước quan trọng nhất giúp lựa chọn cơ quan gia công phần mềm apt. Việc đánh giá có thể được thực hiện dựa trên các tiêu chí như:
Chất lượng của đầu ra được phân phối
Khả năng thích ứng của các bản cập nhật đột ngột trong dự án
Thời gian quay vòng dự án
Chi phí dịch vụ được cung cấp
6. Giám sát việc thực hiện dự án:
Bắt đầu dự án với đối tác gia công phần mềm là bước đầu tiên. Công việc cần được giám sát chặt chẽ trong khi đảm bảo rằng công ty gia công phần mềm có thể cung cấp dự án của bạn kịp thời.
